Tugas Utama PJM

1. Meninjau ulang dan mengembangkan layanan/produk yang terkait dengan SPM.
2. Melaksanakan Evaluasi Mutu Internal secara periodik di semua unit di Poltekkes Kemenkes Surabaya.
3. Melakukan peninjauan dan evaluasi beberapa proses.

Tugas Kepala Pusat Penjaminan Mutu

1. Merencanakan kegiatan tahunan PJM.
2. Mengkoordinasikan semua kegiatan PJM.
3. Bersama tim menyusun instrumen kuesioner.
4. Mengembangan SIM yang terkait dengan SPMI dan SPME
5. Verifikasi laporan dari setiap koordinator.
6. Bertanggung jawab dalam kegiatan Sistem Penjaminan Mutu Poltekkes Sby.
7. Melaporkan hasil kegiatan PJM kepada Direktur.

Tugas Koordinator SPMI

1. Merencanakan dan melaksanakan tinjauan ulang dan pengembangan pedoman/dokumen mutu.
2. Melakukan inovasi dan pemantauan layanan/produk di semua unit di Poltekkes Sby.
3. Membuat laporan tahunan terkait dengan pengembangan layanan SPMI.
4. Menyusun Kuesioner Indeks Kepuasan Masyarakat Internal
5. Merencanakan dan melaksanakan evaluasi mutu internal
6. Membentuk tim auditor mutu internal.
7. Menyusun laporan hasil audit.
8. Mendokumentasikan hasil kegiatan.

Tugas Koordinator SPME

1. Merencanakan dan bertanggung jawab atas evaluasi mutu eksternal.
2. Membentuk tim auditor mutu eksternal untuk mendampingi Prodi.
3. Mengkoordinasikan kegiatan audit eksternal dan proses sertifikasi.
4. Menyusun Kuesioner Indeks Kepuasan Masyarakat Eksternal
5. Merencanakan dan melaksanakan evaluasi proses mutu Eksternal
6. Mengkoordinasikan kegiatan evaluasi proses.
7. Menyusun laporan analisis proses mutu eksternal.
8. Menyusun laporan hasil Evaluasi Mutu Eksternal.
9. Mendokumentasikan hasil kegiatan.

Tugas Staff Administrasi PJM (Administrasi & Persuratan

1. Membantu seluruh kegiatan administratif PJM.
2. Mengelola surat masuk dan keluar (disposisi, pengarsipan, distribusi).
3. Menyusun undangan, notulen, dan berita acara kegiatan.
4. Mengatur jadwal kegiatan dan rapat PJM.
5. Mengelola arsip dokumen fisik dan digital.
6. Mendukung penyusunan laporan administrasi rutin.

Tugas Staff Administrasi PJM (Data & Pelaporan Mutu)

1. Membantu Koordinator SPMI dan SPME dalam penyusunan laporan kegiatan.
2. Melakukan rekapitulasi kegiatan PJM.
3. Mengelola dan merekap data kuesioner mutu.
4. Menginput dan memvalidasi data pada sistem informasi mutu.
5. Menyusun laporan analisis sederhana hasil evaluasi.
6. Mendukung kegiatan AMI dan akreditasi.

Tugas Staff Administrasi PJM (Keuangan & Administrasi Kegiatan)

1. Mengelola seluruh administrasi dan pengelolaan keuangan kegiatan PJM.
2. Menyusun Rencana Anggaran Biaya (RAB) untuk setiap kegiatan PJM.
3. Melaksanakan pencatatan, pembukuan, dan pengendalian keuangan secara tertib dan akuntabel.
4. Menyusun dan mengelola dokumen pertanggungjawaban keuangan (SPJ) sesuai ketentuan.
5. Memproses pembayaran dan kebutuhan anggaran kegiatan PJM.
6. Menyusun laporan keuangan kegiatan secara berkala.
7. Mengarsipkan dokumen keuangan dan administrasi kegiatan secara sistematis.
8. Menyediakan data dan dokumen keuangan sebagai bukti dukung audit dan akreditasi.
9. Mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan PJM yang berkaitan dengan penggunaan anggaran.
10. Berkoordinasi dengan unit keuangan institusi terkait pengelolaan anggaran PJM.